Case

iWmo
Medux

Altijd klaar voor verandering, altijd dichtbij de klant

iWmo is dé digitale snelweg tussen gemeenten en zorgleveranciers. Door aan deze iStandaard te voldoen én snel in te kunnen spelen op wijzigingen, blijft Medux zijn klanten optimaal bedienen.

Zo behoudt het bedrijf zijn marktaandeel én het concurrentievoordeel in een steeds veranderende zorgmarkt.

Uitdaging

Medux blijvend in staat stellen om klanten optimaal te bedienen

Binnen de Wmo ligt de verantwoordelijkheid bij gemeenten om hun inwoners zo lang mogelijk zelfstandig te laten wonen. Medipoint, onderdeel van Medux, levert een groot deel van de zorghulpmiddelen die hiervoor nodig zijn.

“Binnen de Wmo is de gemeente verantwoordelijk voor het optimaal zorgdragen voor haar inwoners, zodat deze zo lang mogelijk zelfstandig kunnen blijven wonen. Een belangrijk deel van de zorghulpmiddelen die daarvoor nodig zijn, wordt afgenomen bij Medipoint, onderdeel van Medux,” schetst Ashwinie, Solution Architect bij Medux, de situatie. “Als leverancier willen wij dat onze klanten, zowel de gemeenten als de eindgebruikers, op een optimale manier onze dienstverlening kunnen afnemen. De koppeling met de landelijke iStandaard iWmo is daarbij essentieel, omdat dit administratieve lasten vermindert en uitvoeringskosten bespaart. Het zorgt ervoor dat de juiste ondersteuning tijdig bij de inwoners komt en helpt de zorg betaalbaar te houden.”

Voor Medux betekende dit de noodzaak om een solide iWmo-integratie te realiseren. Die koppeling moest niet alleen betrouwbaar zijn, maar ook flexibel kunnen meebewegen met jaarlijkse wijzigingen in de standaard.

“Ons doel was om Wmo-aanvragen geautomatiseerd te verwerken volgens een generiek datamodel,” vertelt Rosa, Product Owner Integratie bij Medux. “Jaarlijks worden er wijzigingen doorgevoerd in de iStandaard en hier moeten we als Medux snel op kunnen inspelen om gemeenten optimaal van dienst te zijn.”

Oplossing

van het iWmo-proces een Medux-proces maken, zodat Medux kan blijven meebewegen met de iStandaard

Medux besloot ook deze uitdaging samen met Conclusion aan te pakken, voortbouwend op hun bestaande samenwerking.
“Samen zijn we gaan onderzoeken op welke manier we de integratie met iWmo het beste konden realiseren, al dan niet in ons bestaande MuleSoft-landschap,” vertelt Ashwinie. “Het bleek dat Medux voorloper was in de markt en er nog geen integratie-oplossing voorhanden was die we konden aansluiten op onze eigen integratielaag. De integratiespecialisten van Conclusion hielpen ons met het vanaf nul designen en ontwikkelen van de oplossing.”

Vanaf het begin dacht MuleSoft-specialist bij Conclusion, mee over de conversiestrategie.
“Elke gemeente die aansluit op iWmo en die eerder al klant van Medipoint was, moet een conversietraject in. Over alle uitstaande middelen voor inwoners moeten conversies gedaan worden, anders kun je niet naadloos over op het iWmo-domein. Bij een grote gemeente gaat dit al snel over tienduizenden middelen. Medux heeft de ambitie om maandelijks meerdere nieuwe gemeenten aan te sluiten, dan moet die conversie snel en foutloos gebeuren.”

In juni 2024 waren al 91 van de 260 gemeenten die klant zijn bij Medux succesvol aangesloten op iWmo.

Dankzij het langdurige partnership met Conclusion konden de integratiespecialisten voortbouwen op bestaande kennis van het API- en integratielandschap.
“We vormen een hecht team met specialisten vanuit beide organisaties,” zegt Rosa. “Ook als er iets uitgezocht moet worden over de iWmo, merk ik direct dat er veel kennis aanwezig is. Als Product Owner had ik nog weinig ervaring met integratie, maar de MuleSoft-specialisten van Conclusion namen de tijd om mij mee te nemen in de oplossing.”
De eerste livegang vond plaats op 1 januari 2021, toen de eerste gemeenten werden aangesloten.
“Vanaf daar zijn we hard gaan werken om de opstartproblemen eruit te halen,” zegt Rosa. “Daarna konden we de andere contracten uitrollen.”

Ashwinie benoemt een jaarlijkse complexiteit:
“Ieder jaar wordt er een nieuwe versie van de iStandaard uitgebracht, die invloed kan hebben op onze bedrijfsprocessen en business rules.”

Daarom hebben de integratiespecialisten van Conclusion ervoor gezorgd dat deze logica losstaat van de iWmo-koppeling.
“Als er vanuit de iStandaard iets wijzigt, kunnen we dat in een geïsoleerde omgeving in het integratielandschap tweaken,” legt Rudy uit. “Komt er iets nieuws bij de bestaande bedrijfsvoering? Dan kunnen we dat plug and play maken zonder de kern aan te passen. Zo kunnen we vlot meebewegen met de iStandaarden van vandaag de dag, zonder dat de business van Medux hier hinder van ondervindt.”

“We hebben de iWmo-context vertaald naar de Medux-context, omdat een iWmo-verzoek niet het standaard Medux-orderproces volgt. Daarvoor hebben we alle verschillende processtappen gedigitaliseerd en daar de juiste validaties aan gekoppeld. Samen hebben we from scratch toegewerkt naar de stevige structuur zoals die nu staat, waarin we wijzigingen kunnen doorvoeren zonder de hele keten door te gaan. Iedere processtap hebben we samen met Medux vertaald van XML naar het interne proces zoals ze dat bij Medux kennen. Van het hele iWmo-proces hebben we dus hun proces gemaakt.”

Resultaat

Dankzij de nieuwe integratie-oplossing van Conclusion kan Medux razendsnel inspelen op de jaarlijkse versiewijzigingen van de iWmo-standaard.
“Wij kunnen deze in een sprint van twee weken doorvoeren,” vertelt een mulesoft specialist trots. “Met die korte doorlooptijd is Medux ‘first to market’ en snel weer compliant met de nieuwste versie van de iWmo. Dat geeft gemeenten het vertrouwen dat zij hun dienstverlening aan inwoners zonder oponthoud kunnen voortzetten. En het zorgt ervoor dat burgers zorgeloos hun zorgaanvragen kunnen blijven doen.”

De oplossing levert niet alleen snelheid en flexibiliteit op, maar zorgt er ook voor dat Medux volledige controle houdt over de keten.
“De procesafhandeling is volledig geautomatiseerd en we hebben realtime informatie beschikbaar. Als Medux vragen krijgt over een Wmo-verzoek vanuit gemeenten of cliënten, hebben ze direct de meest recente informatie voorhanden,” vertelt de mulesoft specialist.

Ook Rosa, Product Owner Integratie bij Medux, is zeer te spreken over de gerealiseerde oplossing:
“Het landschap is nu zo ingericht dat we nieuwe versies van de iWmo snel kunnen integreren in onze oplossing. Ook is de monitoring eenvoudig en kan ik met een makkelijke handeling gemeenten toevoegen aan de iWmo-keten, inclusief hun berichtenhistorie.”

Ashwinie onderstreept de impact op het dagelijks werk en de directe voordelen voor het team:
“Het gaat om honderden toewijzingen per dag die nu automatisch worden verwerkt, een enorme efficiencyslag.”

Naast de succesvolle livegang is Ashwinie bijzonder trots op één specifiek onderdeel van het project:
“Als je iWmo heel plat slaat, heb je pak ‘m beet twaalf XML-berichten. Vanuit daar moeten alle bedrijfsprocessen ondersteund kunnen worden. Het vertalen van de platte technische regels zoals die zijn opgelegd vanuit de iStandaard naar onze bedrijfsprocessen was een aardig monnikenwerkje. Op de onderhoudbare beslisboom die daaruit is voortgekomen, mag het integratieteam erg trots zijn.”