Case

CSU

Schoonmaken met een shot technologie in de koffie-industrie

Voor een van de grootste koffieproducenten ter wereld verzorgt CSU het schoonmaken, bijvullen en oplossen van storingen bij duizenden koffiemachines. Waar dit proces ooit via Excel werd afgehandeld, is nu een mobiele app met MuleSoft-integratie de nieuwe standaard.

Resultaat? Minder fouten, meer inzicht, 10 fte besparing en een duurzamere aanpak.

Uitdaging

creëer een efficiënter proces dat inzicht in de status biedt en de foutgevoeligheid vermindert

In 2021 begon de samenwerking tussen CSU en hun klant. CSU nam het schoonmaken, bijvullen en oplossen van eerstelijns storingen van zo’n 10.000 koffiemachines op 2.300 locaties over. “Onze klant had duidelijke wensen en verwachtingen,” vertelt Ben, IT-manager bij CSU. “Om daaraan te voldoen, schakelden we de expertise van Conclusion in. Zij begeleidden ons ook bij de aanschaf van MuleSoft, het integratieplatform dat wij gebruiken.”

“We wisten dat er snel een integratie tussen koffiemachines, logistiek en planning moest komen. Als tijdelijke oplossing werden Excel-bestanden uitgewisseld tussen CSU en onze klant,” herinnert Ben zich. “Dit hielp om het proces op gang te brengen en inzicht te krijgen in de benodigde data. Maar deze workflow was op de lange termijn niet efficiënt, zorgde voor een gebrek aan inzicht in de operationele status en was foutgevoelig.”

“Om dit op te lossen, hebben we een mobiele app ontwikkeld voor de schoonmakers waarin de taken via MuleSoft worden weergegeven,” vertelt Anita, ICT Projectmanager bij CSU. Anita was verantwoordelijk voor het integratievraagstuk en werkte samen met de integratiespecialist bij Conclusion. Anita: “Wanneer de schoonmaker de taken afvinkt, leidt dit automatisch tot een statusupdate en vervolgens tot facturatie. Deze app is gebouwd rondom het moment van integratie.”

Oplossing

Een schaalbare integratie bouwen vanuit een helder businessproces

Bij de start van het project besloot CSU externe expertise in te schakelen voor de technische integratie. De organisatie werkte toen ongeveer een jaar met MuleSoft en wist dat voor een opdracht van deze omvang diepgaande kennis en capaciteit nodig was.

De aanpak begon met het scherp in kaart brengen van het businessproces los van de technologie. Op basis daarvan werd bepaald welke technische componenten vereist waren en hoe deze zo ingericht konden worden dat de eerste fase (schoonmaak en bijvullen) logisch overloopt in de tweede fase (het oplossen van storingen). De integratie tussen apparaat, logistiek en planning is bovendien zo opgezet dat het herbruikbaar is voor toekomstige klanten van CSU.

De samenwerking tussen het Conclusion-integratieteam en CSU was intensief en constructief. Vanuit CSU werden alle functionele wensen en eisen opgehaald, wat het ontwikkelproces versnelde. Tegelijkertijd werd er nauw samengewerkt met de ontwikkelaars van de mobiele app. Er werd niet alleen technisch gebouwd, maar ook meegedacht over praktische keuzes in de interface en aanpak.

Tijdens het traject bleek dat verschillende ideeën en voorkeuren samenkwamen. In overleg werd soms afgeweken van de oorspronkelijke richting van de klant, waarbij de gekozen oplossingen zich later bewezen als de juiste aanpak.

Na oplevering is het proces op locatie volledig digitaal ingericht. De schoonmaker scant een NFC-tag op de locatie en bij de machine, waarna de bijbehorende taken automatisch verschijnen in de app. Deze taken kunnen eenvoudig worden afgevinkt of voorzien van een reden bij niet-uitvoering wat direct leidt tot een statusupdate en een automatische vervolgstap in het proces.

Resultaat

Een slimmer en sneller businessproces dat fte bespaart

De resultaten liegen er niet om: in één jaar tijd zijn maar liefst 450.000 schoonmaakverzoeken digitaal verwerkt én automatisch gefactureerd. Waar dit eerder handmatig via Excel gebeurde, zorgt de nieuwe oplossing nu voor een enorme tijdsbesparing. Naar schatting levert dit een besparing op van zo’n 10 fte binnen CSU.

Naast efficiëntie draagt de oplossing ook bij aan duurzaamheid. Doordat minder mensen onnodig hoeven te reizen, wordt de CO₂-uitstoot verlaagd, een mooi neveneffect van procesoptimalisatie.

Verder is er naast de integratie en de app ook dashboarding en monitoring gerealiseerd. CSU heeft hierdoor continu zicht op de voortgang en prestaties, en kan direct ingrijpen wanneer iets niet goed verloopt. Dit zorgt voor volledige transparantie richting de klant, 24 uur per dag, 7 dagen per week.

De oplossing heeft inmiddels de interesse gewekt van andere klanten, die dezelfde slimme aanpak willen toepassen. Dat is een krachtig bewijs van de praktische waarde en schaalbaarheid van het proces.

De samenwerking tussen CSU en Conclusion wordt ervaren als een echt partnerschap: met gedeelde doelen, intensieve kennisoverdracht en een gezamenlijke focus op kwaliteit. Dankzij de gestandaardiseerde API’s en technische begeleiding is CSU nu in staat zelfstandig verder te bouwen op de oplossing, met ondersteuning voor de complexere vraagstukken waar nodig. Een duurzame samenwerking die blijft ontwikkelen.