Case

CSU

Schoonmaken met een shot technologie in de koffie-industrie

CSU verzorgt het schoonmaken en bijvullen van koffiemachines en lost eerstelijns storingen op voor een van de grootste spelers in de koffie-industrie ter wereld. Waar dat proces in het begin nog via Excel-bestanden verliep, is daar nu een mobiele applicatie voor ontwikkeld.

Conclusion verzorgde een gestandaardiseerde API, automatiseerde het businessproces en stroomlijnde de datastromen. “In de huidige situatie ben je binnen een paar klikken klaar.”

Over CSU

CSU is een vooraanstaand schoonmaakbedrijf dat al meer dan vijftig jaar actief is in de schoonmaakbranche. CSU richt zich zowel op de zakelijke als de publieke sector en biedt een breed scala aan schoonmaakoplossingen die voldoen aan de specifieke behoeften van verschillende industrieën en organisaties. Met een focus op kwaliteit, duurzaamheid en innovatie streeft CSU ernaar om een schone, veilige en gezonde omgeving te creëren voor hun klanten, medewerkers en de samenleving als geheel.

Uitdaging

creëer een efficiënter proces dat inzicht in de status biedt en de foutgevoeligheid vermindert

In 2021 begon de samenwerking tussen CSU en hun klant. CSU nam het schoonmaken, bijvullen en oplossen van eerstelijns storingen van zo’n 10.000 koffiemachines op 2.300 locaties over. “Onze klant had duidelijke wensen en verwachtingen,” vertelt Ben Helleman, IT-manager bij CSU. “Om daaraan te voldoen, schakelden we de expertise van Conclusion in. Zij begeleidden ons ook bij de aanschaf van MuleSoft, het integratieplatform dat wij gebruiken.”

“We wisten dat er snel een integratie tussen koffiemachines, logistiek en planning moest komen. Als tijdelijke oplossing werden Excel-bestanden uitgewisseld tussen CSU en onze klant,” herinnert Ben zich. “Dit hielp om het proces op gang te brengen en inzicht te krijgen in de benodigde data. Maar deze workflow was op de lange termijn niet efficiënt, zorgde voor een gebrek aan inzicht in de operationele status en was foutgevoelig.”

“Om dit op te lossen, hebben we een mobiele app ontwikkeld voor de schoonmakers waarin de taken via MuleSoft worden weergegeven,” vertelt Anita van Wijchen, ICT Projectmanager bij CSU. Anita was verantwoordelijk voor het integratievraagstuk en werkte samen met Wijnand Gritter, integratiespecialist bij Conclusion. Anita: “Wanneer de schoonmaker de taken afvinkt, leidt dit automatisch tot een statusupdate en vervolgens tot facturatie. Deze app is gebouwd rondom het moment van integratie.”

Oplossing

Een schaalbare integratie bouwen vanuit een helder businessproces

Voor Ben was het een logische keuze om Conclusion in te schakelen voor de integratie: “Toen dit project begon, waren we zelf net een jaar bezig met MuleSoft. Bij een opdracht van deze omvang is het verstandig om experts met de juiste kennis en capaciteit te benaderen.”

Waar begon Wijnand? “Allereerst creëerde ik helderheid: hoe verloopt dit businessproces, los van de techniek?”, legt de integratiespecialist uit. “Daarna konden we nadenken over de technische vormgeving. Welke componenten zijn nodig? En hoe bouwen we de integratie zo dat fase 1 - het schoonmaken en bijvullen van de koffiemachines - naadloos aansluit op fase 2: het verhelpen van eerstelijns storingen. De integratie tussen apparaat, logistiek en planning is zo ontworpen dat toekomstige klanten van CSU hetzelfde businessproces kunnen gebruiken.”

“Anita was mijn sparringpartner in dit proces,” zegt Wijnand over de samenwerking. “Zij kon vanuit CSU alle requirements ophalen, wat heel prettig werkte.” Daarnaast werkte de integratiespecialist intensief samen met de app-ontwikkelaars. “Daar kon ik een adviserende rol innemen. Hoe moet die interface eruitzien? Wat is een praktische aanpak? Het was prettig dat ik de techniek kon verzorgen en daarnaast advies kon geven over oplossingsrichtingen. De mensen bij CSU luisterden altijd serieus naar me, wat ik erg fijn vond.” Ben, met een knipoog: “We luisteren nog steeds serieus naar Wijnand, hoor.”

ICT Projectmanager Anita herinnert zich een bijzonder moment in het project: “De klant gaf in het begin duidelijk richting, wat soms leidde tot discussie omdat ook wij onze voorkeursaanpak hadden. Op een gegeven moment kreeg ik van de klant teruggekoppeld: ‘Hé, dat idee van Wijnand was eigenlijk best goed, zo hadden we het meteen al moeten aanpakken.’” Wijnand: “Zo’n compliment geeft een kick!”

Na oplevering van de integratie en de mobiele applicatie scant de schoonmaker een NFC-tag op de locatie en de koffiemachine, waarna hij de taken te zien krijgt. Vervolgens kan hij deze eenvoudig aanvinken of een reden aangeven waarom de taak niet is uitgevoerd.

Resultaat

Een slimmer en sneller businessproces dat fte bespaart

“Vanochtend heb ik de cijfers bekeken en zag ik dat er het afgelopen jaar 450.000 schoonmaakverzoeken zijn afgehandeld en vervolgens keurig zijn gefactureerd aan onze klant,” vertelt Anita met gepaste trots. “Als je die verzoeken handmatig had moeten verwerken in Excel, was dat een stevig klusje geweest. Naar schatting besparen we door het werk van Conclusion en de app-ontwikkelaar zo’n 10 fte bij CSU.” Wijnand vult aan: “Die gerealiseerde efficiëntie zorgt als bijkomend voordeel voor minder CO2-uitstoot, omdat er minder mensen vanuit CSU onderweg zijn. Een mooi voorbeeld van hoe integratie duurzaamheid kan bevorderen.”

Wijnand stipt nog een resultaat aan: “Naast de technische implementatie hebben we ook dashboarding en monitoring opgeleverd, zodat Anita zelf kan zien wat er goed, maar ook wat er onverhoopt fout gaat.” Anita daarover: “Zo is de dienstverlening richting onze klant volledig transparant en 24/7 inzichtelijk.” Ben voegt daaraan toe: “Inmiddels hebben er andere klanten bij ons aangeklopt die ook gebruik willen maken van dit slimme businessproces, dat zich in de praktijk bewezen heeft.”

De samenwerking tussen CSU en Conclusion ervaart Anita als heel prettig: “We werken écht samen, met hetzelfde doel voor ogen. Dat leidde tot dit mooie resultaat, waar we echt trots op mogen zijn.” De samenwerking loopt dan ook door. Wijnand: “In het begin hebben we alle API’s zo veel mogelijk gestandaardiseerd en ook de developers van CSU daarin meegenomen, zodat zij relatief makkelijk nieuwe zaken kunnen ontwikkelen. Daarnaast fungeren we nu als vraagbaak op het niveau van de complexe techniek en architectuur.” IT-manager Ben: “Een écht partnership!”